TENTANG KOM.BISNIS

A.   Bentuk Komunikasi  Bisnis

1.      Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, laporan. Salah satu keuntungan komunikasi ini adalah :

·      Catatan permanen

·      Pesan yang terencana

·      Ekonomis

·      Distribusi lebih mudah

Penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang

2.      Komunikasi  Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah

·         Bisa menangkap nonverbal

·         Mudah

·         Feedback langsung

Kemampuan dalam memberikan umpan balik dengan segera digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak perlu catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup percakapan,  telepin, wawancara, rapat konfrensi dan lain-lain

B.   SALURAN KOMUNIKASI

1)      Komunikasi Formal

 Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif atau mengikuti garis hirarki atau jabatan, Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip - prinsip dan struktur organisasi. Tiga arah komunikasi formal

•  Downward  adalah pengambilan keputusan ke karyawan, contoh kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur
• Upward adalah  dari pekerja ke pemimpin, contoh laporan kerja, usulan perbaikan. 
•   Horizontal adalah sesama/level yang sama, contoh: meeting, e-mail, dan memo

2)      Komunikasi Informal

 komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gossip , atau rumor. Bila banyak informasi yang beredar melalui informal artinya komunikasi formal tidak efektif. Keuntungannya adalah informasi lebih cepat dan efektif dan bias mengekspresikan pendapat tanpa ragu-ragu.

C.   KOMUNIKASI  INTERNAL DAN  EKSTERNAL

Fungsi internal dan eksternal komunikasi bisnis secara umum adalah sebagai berikut :

• Menginformasikan (tin inform) 
•  Membujuk (to persuade) 
•  Mempromosikan (to promote goodwill) 
•  Komunikasi Bisnis Internal

1)      Komunikasi Bisnis internal

Komunikasi internal mencakup pada komunikasi kepada atasan, bawahan dan rekan kerja. Komunikasi bisnis internal memiliki fungi sebagai berikut :

• Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan dan prosedur 
•  Menginformasikan progres perusahaan 
•  Mendorong pegawai melakukan perbaikan 
•  Evaluasi, member penghargaan dan menegur pegawai

2)      Komunikasi Bisnis Eksternal

Komunikasi eksternal ini mencakup konsumen, supplier, pemerintah dan public. Fungsi komunikasi bisnis eksternal sebagai berikut :

• Membujuk konsumen pembeli produk 
•  Menjelaskan produk atau layanan 
•  Mengklarifikasikan spesifikasi yang dibutuhkan 
•  Mempromosikan omage positif perusahaan 
•  Memberikan kredit dan penagihan piutang

D.   HAMBATAN KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

Ø  Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

Ø  Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

Ø  Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

·         Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.

·         Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut .

Beberapa hal yang menghambat komunikasi bisnis:

v  Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan, informasi dikuasasi oleh pemimpin.

v  Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda.

v  Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang.

v  Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi  atau diperlakukan dengan tidak adil.

v  Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain.

v  Status dan power

Beberapa hal untuk mengatasi hambatan komunikasi bisnis:

v  Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan

v  Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat

v  Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.

Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang 

Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan

Sumber : Ret Scvisni

 

KOMUNIKASI BISNIS

Pengertian Komunikasi Bisnis

          Dalam kehidupan suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan memerintahkan bawahannya untuk membuat surat pesanan barang, menjawab atau membuat surat aduan, membuat surat edaran umum, membuat surat kontrak kerjasama, membuat surat balasan / tanggapan, dan sejenisnya merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis.

        Secara umum dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Sebagai awal bahasan dalam komunikasi bisnis, maka akan dibahas antara lain bentuk dasar komunikasi yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal, proses komunikasi, sebab-sebab timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi, dan bagaimana cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.

Bentuk Dasar Komunikasi

        Komunikator yang efektif tentu saja memiliki beberapa alat komunikasi bila ingin menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang mampu membentuk suatu arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik, bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi, bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, apakah dilakukan melalui tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).

        Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis maupun nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:

1.      Komunikasi Verbal (Verbal Communications)

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti Anda mengirim surat atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda, Anda berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan tangga sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Penyampaian pesan lewat tulisan maupun lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang akan dikatakan. 

2.      Komunikasi Nonverbal

        Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:

•   Seseorang yang menggigit giginya sendiri (istilah Jawanya : getem-getem) untuk menunjukkan kemarahan.

•   Seseorang yang sedang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.

•   Seseorang yang membuang muka (istilah Jawanya :mlengos) untuk menunjukkan suatu sikap rasa tidak senang terhadap orang lain.

•   Seseorang yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan suatu sikap menolak atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu.

•   Seseorang yang menganggukkan kepala sebagai tanda setuju atau OK.

•   Pernahkah Anda memperhatikan seseorang yang "grogi" (nervous) saat berpidato di depan umum? Coba simak dengan baik, bagaimana gerak tangan dan kakinya? Bukankah tangan dan kakinya bergerak atau bergetar secara tak teratur, bagaikan seseorang yang sedang kedinginan (bahasa Jawanya : ngewel).

        Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai perasaan orang baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal didalam cara yang cukup mendasar.

        Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal lainnya seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Warna gelap seperti hitam mempunyai makna kedukaan atau kesusahan. Coba Anda perhatikan pada saat terjadinya musibah kematian seseorang (layatan), maka kebanyakan dari mereka mengenakan pakaian warna gelap (hitam). Lain halnya dengan warna-warna cerah yang banyak dikenakan pada saat-saat berlangsungnya suatu pesta. Itulah sebabnya maka warna juga termasuk kedalam salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

          Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan yaitu secara spontan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang mengatakan "Tolong, bukakan pintu itu," maka  pada saat itu seseorang dengan sadar telah mempunyai tujuan atau maksud tertentu. Tetapi, ketika seseorang berkomunikasi secara nonverbal, ia seringkali melakukan sesuatu secara tidak sadar.

Contoh yang paling sederhana adalah ketika seseorang yang secara spontan mengerutkan dahi, raut muka yang berubah, atau mata berkedip-kedip secara tidak sengaja atau otomatis.  Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang bersifat alami (natural) dan tak pernah direncanakan sebelumnya. Contoh lain, tatkala Anda melihat buku agenda kerja Anda dibuat mainan anak-anak Anda yang masih lucu-lucu, maka apa reaksi Anda pada saat itu? Marah, kesal, gemas campur jadi satu! Contoh lain lagi, ketika Anda memperoleh kabar bahwa anak satu-satunya yang Anda sayangi memperoleh penghargaan sebagai juara pertama dalam lomba penulisan karya ilmiah tingkat nasional! Apa reaksi anda pada saat itu? Senang, gembira, terharu, jadi satu! Coba Anda perhatikan bagaimana ekspresi wajah teman-teman Anda yang menghadapi masalah, kesusahan maupun mereka yang senang atau gembira. Silahkan coba amati suasana kerja di lingkungan Anda masig-masing!

3.      Mengapa Komunikasi Nonverbal Penting

        Meskipun komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur, namun komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi.

        Apa kebaikan atau keunggulan dari komunikasi nonverbal? Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah reliabilitasnya, yang berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat dan sejenisnya. Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah pengendaliannya, sedangkan penggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) ataupun ekspresi wajah cenderung lebih sulit mengendalikannya. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang spontanitas, tanpa pikir panjang. Anda mendengar berita menyenangkan, ekspresi wajah Anda cerah, bak tanpa beban. Namun, Anda mendengar berita yang menyusahkan tentang diri Anda, keluarga Anda, atau teman karib Anda, maka dengan cepat ekspresi wjah Anda tanpa ada yang menyuruh, spontan murung, lesu, lemah, tak bergairah seolah-olah hampa dunia ini.

        Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pembicara. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun, seseorang tak dapat menutup-nutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya melalui ekspresi wajahnya. Manakala wajahnya murung atau cemberut, maka seseorang akan dapat menduga bahwa dia sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga atau masalah tugas kantor, dan sejenisnya.

        Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi orang lain, karena ia lebih efisien baik bagi pengirim maupun penerima pesan. Anda dapat menyampaikan suatu pesan nonverbal tanpa harus berfikir panjang, dan audience Anda dapat menangkap arti secara tak sadar. Coba Anda perhatikan para petugas sinoman di suatu acara resepsi. Para sinoman menggunakan bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-temannya untuk mengkoordinasikan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum mendapat jamuan makanan ataupun minuman. Contoh lain, ketika Anda memanggil teman Anda yang sedang asyik ngobrol dengan temannya di suatu tempat yang agak jauh, maka Anda dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan Anda. Coba Anda kembangkan contoh-contoh lain yang sering Anda temui dalam pergaulan sehari-hari di tempat kerja Anda.

4.      Tujuan Komunikasi Nonverbal

        Meskipun komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri, namun ia seringkali berkaitan erat dengan ucapan (lisan). Dalam artian bahwa sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam suatu situasi tertentu. Kata-kata yang disampaikan dalam suatu percakapan membawa sebagian dari suatu pesan. Sedangkan bagian yang lain adalah sinyal-sinyal nonverbal. Apabila Anda mengamati acara "Dunia Dalam Berita" di TVRI, Anda akan dapat memperhatikan kombinasi komunikasi baik itu verbal maupun nonverbal. Coba Anda perhatikan!

        Menurut John V. Thil tujuan komunikasi nonverbal antara lain:

        1). Untuk menyediakan / memberikan informasi.

        2). Untuk mengatur alur suatu percakapan.

        3). Untuk mengekspresikan emosi.

4). Untuk memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan       

     pesan-pesan verbal.

        5). Untuk mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

6). Untuk mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya mengajar                            

     seseorang untuk memperlancar permainan golf.

        Bagaimana relevansi komunikasi nonverbal dalam dunia bisnis? Komunikasi nonverbal juga mempunyai peranan yang penting dalam dunia bisnis. Ia dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para bawahannya, pada saat kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan  

        Lebih lanjut, jika seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang lain, maka ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat. Apabila Anda berurusan dengan para karyawan, klien, ataupun para konsumen, coba perhatikanlah secara seksama pesan-pesan yang mereka sampaikan. Apabila sikap karyawan Anda menunjukkan gejala-gejala kurang atau menurun semangat kerjanya, sering melakukan mogok kerja, mogok makan, maka apa dan bagaimana langkah-langkah yang perlu Anda lakukan? Contoh-contoh tersebut menggambarkan betapa pentingnya seorang pemimpin harus peka terhadap sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.

sumber Oleh : Drs. Djoko Purwanto, MBA

 

LAMARAN PEKERJAAN

Kepada yth;

Bapak/Ibu Personalia
Jl. Hassanudin  No. 14 Jakarta

Perihal : Lamaran kerja

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi dari media cetak,  mengenai lowongan pekerjaan di perusahaan tempat Bapak/Ibu pimpin. Melalui surat lamaran ini saya ingin mengajukan diri untuk melamar pekerjaan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin guna mengisi posisi yang dibutuhkan saat ini. Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama                                             :  Rizkia Ulfah
Tempat/Tanggal Lahir                   :  Bekasi , 22 Juni 1994
Pendidikan Terakhir                      :  Diploma tiga
Alamat                                           :  Jl. Wibawa Mukti IV  No. 2 RT/RW 01/018 No.01
Telepon                                          :  08367789033

Untuk melengkapi beberapa data yang diperlukan sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu pimpinan diwaktu yang akan datang , saya lampirkan juga kelengkapan data diri sebagai berikut :

1. Pas Photo.
2. Foto copy KTP.
3. Daftar Riwayat Hidup.
4. Foto copy  Ijazah D3.
5. Foto copy Sertifikat Magang.
6. Foto copy  Transkip nilai.

Demikianlah Surat lamaran ini saya buat dengan sebenarnya dan atas perhatian serta kebijaksanaan Bapak/Ibu pimpinan saya menyampaikan ucapan terimakasih.

Hormat saya,