TENTANG KOM.BISNIS

A.   Bentuk Komunikasi  Bisnis

1.      Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, laporan. Salah satu keuntungan komunikasi ini adalah :

·      Catatan permanen

·      Pesan yang terencana

·      Ekonomis

·      Distribusi lebih mudah

Penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang

2.      Komunikasi  Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah

·         Bisa menangkap nonverbal

·         Mudah

·         Feedback langsung

Kemampuan dalam memberikan umpan balik dengan segera digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak perlu catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup percakapan,  telepin, wawancara, rapat konfrensi dan lain-lain

B.   SALURAN KOMUNIKASI

1)      Komunikasi Formal

 Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif atau mengikuti garis hirarki atau jabatan, Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip - prinsip dan struktur organisasi. Tiga arah komunikasi formal

•  Downward  adalah pengambilan keputusan ke karyawan, contoh kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur
• Upward adalah  dari pekerja ke pemimpin, contoh laporan kerja, usulan perbaikan. 
•   Horizontal adalah sesama/level yang sama, contoh: meeting, e-mail, dan memo

2)      Komunikasi Informal

 komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gossip , atau rumor. Bila banyak informasi yang beredar melalui informal artinya komunikasi formal tidak efektif. Keuntungannya adalah informasi lebih cepat dan efektif dan bias mengekspresikan pendapat tanpa ragu-ragu.

C.   KOMUNIKASI  INTERNAL DAN  EKSTERNAL

Fungsi internal dan eksternal komunikasi bisnis secara umum adalah sebagai berikut :

• Menginformasikan (tin inform) 
•  Membujuk (to persuade) 
•  Mempromosikan (to promote goodwill) 
•  Komunikasi Bisnis Internal

1)      Komunikasi Bisnis internal

Komunikasi internal mencakup pada komunikasi kepada atasan, bawahan dan rekan kerja. Komunikasi bisnis internal memiliki fungi sebagai berikut :

• Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan dan prosedur 
•  Menginformasikan progres perusahaan 
•  Mendorong pegawai melakukan perbaikan 
•  Evaluasi, member penghargaan dan menegur pegawai

2)      Komunikasi Bisnis Eksternal

Komunikasi eksternal ini mencakup konsumen, supplier, pemerintah dan public. Fungsi komunikasi bisnis eksternal sebagai berikut :

• Membujuk konsumen pembeli produk 
•  Menjelaskan produk atau layanan 
•  Mengklarifikasikan spesifikasi yang dibutuhkan 
•  Mempromosikan omage positif perusahaan 
•  Memberikan kredit dan penagihan piutang

D.   HAMBATAN KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

Ø  Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

Ø  Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

Ø  Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

·         Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.

·         Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut .

Beberapa hal yang menghambat komunikasi bisnis:

v  Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan, informasi dikuasasi oleh pemimpin.

v  Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda.

v  Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang.

v  Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi  atau diperlakukan dengan tidak adil.

v  Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain.

v  Status dan power

Beberapa hal untuk mengatasi hambatan komunikasi bisnis:

v  Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan

v  Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat

v  Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.

Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang 

Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan

Sumber : Ret Scvisni