Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis
Tantangan
seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut
kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam
lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa
yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen,
adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin
muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
a. Struktur komunikasi yang burukStruktur
komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya
komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang
atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis
dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti.
Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :
- pembukaan
- isi
- penutup
selanjutnya : Umum à Detil à Umum atau Global à Detil à Global
b. Penyampaian yang lemahTidak
menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun
apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan
dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun
telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga
masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan
yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang
disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar
mengelus-elus atau mengingatkan.
c. Penggunaan media yang salahPerlu
untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan
karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita
dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat
kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan
tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar
tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain
sebagainya.
d. Pesan yang campur adukPesan
yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan
cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada
klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk
klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis
perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP
tersebut tidak dirinci secara jelas.
e. Salah AudienceTopik
yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience.
Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari
Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang
analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha,
sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau
langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim
usaha yang kondusif.
f. Lingkungan yang menggangguLingkungan
yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga
pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal.
Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara
keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu
lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi,
Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan
tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang
disampaikan.
Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam,
namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut
akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna
dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat
memberikan efek yang diharapkan.
Seiring dengan perkembangan
teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu
bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi
mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi
setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir
bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat
menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .
Perkembangan
teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi
melalui berbagai macam media. Tantangan ke depan, bukan saja sekedar
menjual produk & jasa perusahaan, tetapi bagaimana menyampaikan
pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan dapat memberikan manfaat
kepada banyak orang dari berbagai ragam budaya, latar belakang, dan
sebagainya. Proses penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat
dilakukan secara satu arah, seperti melalui media elektronik atau media
cetak juga dapat dilakukan secara dua arah (interaktif) melalui jaringan
internet.
III. Komunikasi Bisnis dan E – CommercePerdagangan
sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal
peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang
digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru
yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum,
e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi
perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media
elektronik.. Media elektronik yang popular digunakan saat ini adalah
internet. Perkembangan teknologi di masa mendatang, memberikan
kemungkinan yang terbuka untuk penggunaan media lain selain internet.
Di
dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan /
perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public
network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet.
E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menghubungkan
perusahaan, konsumen dan suatu komunitas melalui transaksi elektronik
serta perdagangan barang, layanan dan informasi yang dilakukan secara
elektronik.
E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara
perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan
pelanggan (pelanggan), atau antara perusahaan dengan institusi yang
bergerak dalam pelayanan publik. Sistem E-commerce dapat
diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :
a.
Electronic Markets (EMs),
yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi
untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar,
sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang
ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi
antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual
dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang
ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan terlihat lebih nyata
dan efisien dalam hal waktu, sedangkan bagi penjual, ia dapat
mendistribusikan informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan
dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.
b.
Elektronic Data Interchange (EDI),
adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi
regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi
komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data
Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan
format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem
komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”.
EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok retail
besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier mereka.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga
organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari
satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan
hardcopy atau faktur, sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan yang
tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
Keuntungan menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat,
mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, respon dan pengiriman faktur
yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara
elektronik.
c.
Internet Commerce, adalah penggunaan
internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk
aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam
penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet,
antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan
melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening
penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran
penjualan terbukti memberikan keuntungan, antara lain :
· untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet;
·
harga lebih murah mengingat membuat situs di internet lebih murah
biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat;
· internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah; serta
· pembelian melalui internet selalu akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesan.
Berbeda dengan transaksi perdagangan biasa, transaksi e-commerce memiliki beberapa karakteristik yang sangat khusus, yaitu :
a.
Transaksi tanpa batas
: Sebelum era internet, batas-batas geografi seringkali menjadi
penghalang suatu perusahaan atau individu yang ingin go-international,
sehingga hanya perusahaan atau individu yang bermodal besar saja yang
dapat memasarkan produknya ke luar negeri. Dewasa ini, dengan internet
pengusaha kecil dan menengah dapat memasarkan produknya secara
internasional, cukup dengan membuat situs web atau dengan memasang iklan
di situs-situs internet tanpa dibatas waktu (24 jam), dan tentu saja
pelanggan dari seluruh dunia dapat mengakses situs tersebut serta
melakukan transaksi secara on line.
b.
Transaksi anonim:
Para penjual dan pembeli dalam transaksi melalui internet tidak harus
bertemu muka satu sama lainnya. Penjual tidak memerlukan nama dari
pembeli sepanjang pembayarannya telah diotorisasi oleh penyedia layanan
sistem pembayaran yang ditentukan, pada umumnya dengan kartu kredit,
c.
Produk Digital dan Non Digital
: Produk-produk digital seperti software computer, musik dan produk
lain yang bersifat digital, dapat dipasarkan melalui internet dengan
cara mendownload secara elektronik. Dalam perkembangannya obyek yang
ditawarkan melalui internet juga meliputi barang-barang kebutuhan
lainnya.
d.
Produk barang tak berwujud; Banyak
perusahaan yang bergerak di bidang e-commerce menawarkan barang tak
berwujud (intangible) seperti data, software dan ide-ide yang dijual
melalui internet.
Implementasi e-commerce pada dunia industri,
semakin lama semakin luas tidak hanya memberikan kemudahan dalam bisnis,
tetapi juga mengubah suasana kompetisi menjadi semakin dinamis dan
global. Perkembangan teknologi tidak hanya mendukung kelancaran dan
keberlangsungan suatu aktivitas bisnis, namun juga menciptakan industri
baru dalam komunikasi bisnis.
Penerapan e-commerce, telah menciptakan
suatu komunitas tersendiri yang dinamakan Komunitas Bisnis Elektronik
(electronic business community). Komunitas ini memanfaatkan cyberspace
sebagai tempat bertemu, berkomunikasi dan berkoordinasi secara intensif
dengan memanfaatkan media dan infrastruktur telekomunikasi serta
teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya seharai-hari. Seperti
halnya pada masyarakat tradisional, pertemuan antara berbagai pihak
dengan beragam kepentingan secara natural telah membentuk sebuah pasar
tersendiri tempat bertemunya permintaan (demand) dan penawaran (supply).
Dengan perkembangan teknologi e-commerce, maka transaksi tadi dapat
dengan mudah dilakukan, sekalipun kedua pihak yang bertransaksi berada
pada sisi geografis yang berbeda.
Banyak orang mengasumsikan, bahwa
e-commerce dan e-bisnis adalah sama. Istilah e-commerce dan e-bisnis
terdengar hampir sama, tapi secara teknis sebenarnya keduanya berbeda.
E-commerce memiliki pengertian yang lebih sempit dibandingkan e-bisnis,
dimana e-commerce adalah sub perangkat atau bagian dari e-bisnis.
E-bisnis memiliki makna yang lebih luas dan menunjuk kepada penggunaan
teknologi untuk menjalankan bisnis yang memberikan hasil atau dampak
besar kepada bisnis secara keseluruhan.
Istilah e-bisnis mengcover
semua area bisnis. E-bisnis terjadi ketika perusahaan atau individu
berkomunikasi dengan para klien atau nasabah secara e-mail, Pemasaran
dilakukan melalui internet, menjual produk atau jasa melalui internet
untuk promosi produk dan jasa, dan sebagainya. Sedangkan E-commerce
mengacu kepada penggunaan internet untuk belanja on line, seperti
belanja produk atau jasa melalui internet. Sampel lainnya adalah ketika
individu atau perusahaan membayar sejumlah uang melalui internet.
Di
era e-bisnis, Berbagai aktivitas, mulai dari sekedar pembicaraan
tekstual sampai dengan transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas
demi batas dan zona waktu yang hampir pada saat yang bersamaan. Dalam
situasi seperti ini, peluang untuk berbagai kesempatan menjalin relasi
bisnis, persahabatan ataupun lainnya terbuka lebar.
Di Indonesia,
internet belum terlalu popular digunakan menjadi media interaktif
bisnis, bukan hanya karena minimnya penetrasi infrastruktur internet ke
lapisan masyarakat, tetapi juga masih banyak pelaku usaha yang belum
memahami bagaimana mengkomunikasikan bisnis melalui jaringan teknologi
mutakhir ini. Hampir semua calon konsumen di Indonesia masih memiliki
keragu-raguaan (skeptis) untuk melakukan transaksi di jaringan toko maya
ini, yang antara lain disebabkan oleh :
a.
Masalah Kepercayaan;
Mayoritas konsumen di Indonesia masih belum mempercayai kebenaran
sistem penjualan on line, karena takut tertipu disamping tidak melihat
langsung produk yang ditawarkan.
b.
Masalah Pembayaran; mayoritas konsumen meragukan keamanan cara pembayaran yang dilakukannya melalui internet.
c.
Masalah Info produk;
Keraguan ini timbul, karena calon konsumen tidak bisa melihat langsung
barang yang dijual, sehingga selain tidak yakin dengan kualitas produk
yang ditawarkan juga meragukan kebenarannya.
d. Mayoritas konsumen di
Indonesia masih merasa lebih aman serta nyaman dalam bertransaksi yang
dilakukan dengan cara interaksi dua arah secara langsung.
Bisnis di
dalam era globalisasi akan diselenggarakan dalam dukungan penuh suatu
kerja tim yang memiliki kemampuan untuk memadukan :
1. Keuletan bernegosiasi dengan wawasan (vision)
2. Kesabaran dan keuletan hati (tenacity)
3. Fleksibilitas dengan fokus.
Bisnis
dalam era globalisasi dilakukan dengan melintasi jarak, keanekaragaman
lingkungan dan waktu secara cepat dan mudah. Untuk dapat bersaing dan
berhasil dalam lingkungan global yang dinamis, haruslah dibekali dengan
kesungguhan, kemampuan dan inovasi serta selalu siap dan waspada dalam
menghadapi perubahan lingkungan bisnis yang cepat.
Di era globalisasi
ini, dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung
semakin turbulen. Peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat
penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari
lingkungan. Disamping kemampuan menyampaikan gagasan, baik lisan maupun
tertulis secara sistematik.
Di era globalisasi, keterampilan lintas
budaya menjadi tuntutan dan persyaratan, berupa kemampuan berinteraksi
dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain,
maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis
dengan mitra bisnis.